Piata evenimentelor organizate de hotelurile bucurestene cunoaste, ca in fiecare toamna, o crestere semnificativa, comparativ cu celelalte perioade ale anului, observandu-se, de asemenea, o cerere mai mare in 2011, fata de perioada similara a ultimilor doi ani.
Odata cu declinul economic de la inceputul anului 2009, segmentul organizarii de evenimente a fost unul dintre cele mai afectate, marea majoritate a companiilor bifand, ca masura de reducere a costurilor, renuntarea la activitati precum cocktail-uri de afaceri, dineuri, sesiuni de traininguri si team building-uri. Anul acesta insa, reprezentantii unora dintre cele mai importante hoteluri de cinci stele din Bucuresti au inceput sa observe o usoara crestere a frecventei si importantei acestei componente, care reprezinta o sursa importanta de incasari, mai ales in perioada toamna-iarna.
„Organizarea de evenimente a fost dintotdeauna o nisa dinamica, particularitate simtita tot mai accentuat in aceasta perioada. Lucrurile se schimba foarte repede, exista multe modificari in ceea ce priveste un eveniment organizat, de la momentul agrearii detaliilor operationale si pana la realizarea efectiva a sa. S-au schimbat, de asemenea, multe in privinta duratei de timp dintre primirea cererii de eveniment, pana la confirmarea acestuia. De exemplu, daca in trecut primeam o solicitare pentru un happening de 500 de persoane cu aproximativ sase luni inainte, se intampla ca acum, la o capacitate de 1.000 de persoane, cererea sa vina chiar si cu o luna inainte”, spune Alina Rilla, C&E Manager Athenee Palace Hilton Bucuresti. Printre cele mai importante manifestari deservite de acest hotel se numara diversele actiuni de catering extern, pentru un numar mare de persoane, cum ar fi cele organizate in cadrul Palatului Parlamentului, pentru 600 de invitati, sau cele de la Studiourile MediaPro, unde hotelul a asigurat componenta gastronomica pentru 1.000 de oameni. Desigur, unul dintre cele mai notabile evenimente organizate in incinta Athenee Palace Hilton Bucuresti ramane summit-ul NATO, unde reprezentantii hotelului s-au bucurat sa ii aiba ca invitati pe unele dintre cele mai importante figuri politice mondiale.
Spre beneficiul clientului
Comparativ cu anii anteriori, reprezentantii hotelurilor spun ca una dintre schimbarile majore o reprezinta interesul crescut din partea organizatorilor, fie agentii, fie companii, de a obtine mai multe avantaje, in urma organizarii respectivului eveniment. Acestia nu se mai limiteaza la existenta unui anumit buget, sau la obtinerea meniului la o valoare fixa, ci incearca, pe cat posibil, sa obtina cea mai buna oferta in raport cu solicitarea. Din acest punct de vedere, se poate spune ca declinul economic a adus cu sine beneficii pentru clientii acestui segment, in special datorita concurentei de pe piata, unitatile hoteliere luptand pentru atragerea cat mai multor surse de crestere a cifrei de afaceri si profitului si, implicit, diversificandu-si paleta de oferte, imbunatatind produsul si oferind o flexibilitate mai mare, pentru a veni in intampinarea potentialilor clienti.
„Ca tendinta, perioada de la contractare pana la desfasurarea evenimentului a scazut foarte mult, iar evenimentele se fac chiar pe ultima suta de metri. Se intampla tot mai des ca intervalul dintre semnarea contractului si organizarea evenimentului sa scada semnificativ, chiar si in cazul unor reuniuni de mare anvergura, ceea ce are implicatii majore asupra desfasurarii operatiunilor, presupunand eforturi sustinute si o mobilizare a intregii echipe a hotelului. Un motiv ar fi ca bugetele companiilor pentru evenimente se aproba pe ultima suta de metri, in timpul crizei, iar din perspectiva agentiei, se incearca obtinerea unui deal cat mai profitabil pentru client. Astfel, acesta testeaza mai atent piata, solicita oferte de la cat mai multe hoteluri si, nu de putine ori, confirma in ultimul moment la unitatea care ii ofera cel mai bun raport intre pret si oferta. Tocmai de aceea, flexibilitatea noastra este foarte importanta, din acest punct de vedere”, explica Gabriela Cojocaru, revenue manager Hotel Intercontinental. Printre cele mai importante manifestari organizate in incinta hotelului bucurestean anul acesta se numara cea din iulie, turneul final al Campionatului European de Fotbal pentru Juniori, care a avut loc la Bucuresti. Cu ocazia acestuia, reprezentantii Intercontinental au avut ocazia sa gazduiasca participantii si, de asemenea, sa se ocupe de evenimentele asociate cu aceasta competitie sportiva semnificativa.
Tendinta vizibila de crestere
La momentul actual, organizarea de evenimente are o pondere de pana la 35% din cifra totala de afaceri in cadrul hotelurilor, potrivit reprezenantilor abordati. In ceea ce priveste viitorul, acestia se arata optimisti, estimand un trend crescator, in special pe segmentul evenimentelor de mare anvergura. Succesul manifestarilor viitoare depinde insa de mai multi factori, printre care strategiile de vanzare si performantele echipei de sales, pentru fiecare proprietate in parte, de target si de buget. In functie de considerentele individuale, se va observa o crestere a interesului hotelurilor catre evenimente cu o valoare mai mare, cu rezonanta nationala sau internationala, care, implicit, vor aduce si un plus de imagine hotelului respectiv, dar si o concentrare asupra cresterii frecventei evenimentelor de mai mica anvergura. Per total, se spera ca anul viitor va aduce macar un numar similar de evenimente ca 2011, existand posibilitatea cresterii profitului in urma contractarii diferitelor manifestari. Asa cum este de asteptat, ponderea cea mai importanta, in ceea ce priveste evenimentele organizate in hoteluri, este reprezentata de cele corporate, acestea aducand cele mai importante incasari pentru unitatile bucurestene. Cu toate ca situatia s-a imbunatatit treptat, iar imaginea Bucurestiului, ca si capitala organizatoare de reuniuni politice, conferinte europene importante sau evenimente sportive, a luat amploare, exista, cu siguranta, oportunitati de dezvoltare, care, probabil, vor veni odata cu concretizarea eforturilor autoritatilor de a promova orasul la nivel european, ca destinatie multidisciplinara.
„Ne aflam in perioada pregatirilor pentru evenimentele de sfarsit de toamna si inceputul sarbatorilor de Craciun. Daca ar fi sa luam ca reper anul trecut, cand am organizat cateva petreceri importante cu ocazia acestei sarbatori, perspectivele sunt pozitive, insa ramane sa vedem concret ce se va intampla. Compania noastra este pregatita sa ofere tot ceea ce este necesar pentru buna desfasurare a oricarui tip de evenimente, de la simpla oferire a locatiei, la salile aferente si sistemul de catering, pana la organizarea de manifestari artistice, contractarea de servicii de entartainment conexe, etc. Ne bazam pe o echipa responsabila de partea de setup eveniment, care include negocierea contractului, stabilirea meniului si a altor detalii aferente segmentului de vanzari. De asemenea, mizam si pe colegii de la banqueting, precum si pe specialistii nostri in gastronomie si servire”, spune Cristina Nitu, PR & marketing manager J. W. Marriott Grand Hotel. Locatia a organizat anul acesta catering-ul pentru unul dintre cele mai importante evenimente sportive, in cadrul meciului Romania-Franta din luna septembrie. Astfel, hotelul a oferit preparate culinare pentru 3.100 de persoane, reusind sa castige licitatia organizata de Federatia Romana de Fotbal. Acesta este cel mai mare eveniment organizat de JW Marriott Bucuresti, pana in acest moment, si a implicat mobilizarea a 30 de bucatari si a 150 de ospatari si trei zile de pregatire la fata locului, de la transportul ingredientelor, pregatirea setup-ului, pana la prepararea propriu-zisa a specialitatilor.
