In numarul trecut am vorbit despre ce anume legitimeaza existenta unei industrii a evenimentelor, despre rolul firmelor, obligatiile pe care si le asuma, urmand ca astazi sa evidentiem cateva modele de bune practici si coduri de etica.
Practicile acceptate international in managementul de eveniment sunt stabilite si revizuite anual de organizatiile mondiale pana la nivel de detaliu. Am discutat adesea in cadrul training-urilor in organizare de evenimente despre modul in care cursantii mei isi concep instrumentele si procedurile de lucru si cum au voie sa le conceapa.
Am construit apoi impreuna modele care sa se conformeze acestor reguli, scrise si nescrise, cunoscute de specialistii, dar si de clientii de eveniment din intreaga lume. Un exemplu elementar este cel al – aparent banalului – formular de inscriere la o conferinta.
Nu aveti voie sa improvizati 100% cand concepeti un formular de inscriere la eveniment. Exista elemente de baza obligatorii, stabilite in cadrul protocolului de practici acceptate in industria de reuniuni intre marile asociatii de profil, care reglementeaza continutul formularelor pe baza carora participantii se pot inregistra la evenimente de diferite tipuri.
Este obligatoriu ca procedurile de inscriere, instructiunile, politica de anulari si penalitati pentru participanti sa fie inscrise pe aceeasi pagina cu formularul de completat. Iar daca acest lucru nu este posibil, regula spune ca ele vor fi situate obligatoriu pe o pagina precedenta sau in oglinda fata de formular, in nici un caz pe o pagina ulterioara.
De asemenea, uzantele mondiale obliga la utilizarea unei anumite forme a specificatiilor tehnice ale evenimentului de catre integratorul de servicii de eveniment in relatia cu prestatorii subcontractati. Documentul trebuie sa includa detalii clare si precise, cu o componenta narativa (detalii generale ale evenimentului), una temporala (calendarul pregatirilor si al componentelor evenimentului), parametrii tehnici ai fiecarui serviciu necesar si, respectiv, ai fiecarei componente expozitionale, daca este cazul.
Reglementarile internationale in materie de organizare de evenimente merg pana la detalii de tipul tehnoredactarii computerizate a specificatiilor de eveniment cu optiune de „identificare si urmarire a modificarilor” operate in respectivul document electronic.
Fiecare modificare fata de versiunea initiala a documentului trebuie sa poarte data efectuarii si un marcaj vizibil, de preferat automat, asa cum multe programe software permit. Iata doar cateva exemple care ne ofera o imagine mai realista asupra gradului de individualizare a industriei de reuniuni ca disciplina stiintifica – studiata in sectii specializate ale universitatilor lumii.
De regula, prima reactie pe care o constat la angajatii firmelor de profil pe care ii formez si, respectiv, la studentii mei de la Comunicare, la auzul unor rigori atat de stricte in managementul evenimentelor, este ingrijorarea.
In primul rand, fata de o profesie in care niciodata nu termini de invatat, fiindca niciodata piata si clientii nu stau pe loc. Dar si fata de un grad inca mare de diletantism prezent in unele firme prestatoare locale, pe principiul „merge si asa”, atitudine care poate dauna si partenerilor de organizare si evenimentului insusi. Pierderile pot fi majore pentru toate partile implicate.
„Castig/castig” sau „castig/pierdere si… Adio!”
In ce constau aceste pierderi? Cel mai dureros, in bani. Iar pe termen mediu, in stirbirea reputatiei, care duce implicit la imputinarea clientilor, adica a afacerilor. Deserviciile pe care si le fac cei care nu isi insusesc practicile de specialitate in managementul de eveniment sau care, cunoscandu-le, le ignora si prefera o abordare de tipul „eu castig, tu pierzi; important e sa prind acest contract/sa fac profit, chiar daca te sacrific” au implicatii complexe. Ei isi reduc sansele de afacere repetitiva, pentru ca un client nemultumit nu le va mai solicita serviciile. Isi imputineaza potentialii clienti, fiindca vestile rele si reputatia proasta circula repede pe piata de reuniuni…
Dar ce e mai grav este felul in care se rasfrange o asemenea experienta asupra operatorilor locali de servicii de eveniment in ansamblul lor, afectandu-le credibilitatea chiar si fara a avea o vina. Tuturor, clientii pot sa le spuna adio dupa un incident comercial, o proba de nepricepere sau un eveniment esuat in intregime.
In relatia lor inevitabila de colaborare, beneficiarii, integratorii si prestatorii de servicii de eveniment se gasesc intr-o negociere permanenta. Modelul pagubos tocmai l-am analizat. Insa normele elementare ale negocierii comerciale spun ca stilul cel mai potrivit si fructuos de a aborda partenerul este formula „castig eu, castigi si tu”. Mai exact, castigul dintr-un eveniment 100% reusit revine simetric beneficiarilor, integratorilor si prestatorilor: in bani, credibilitate si buna reputatie, adica afacere durabila pe viitor.
Clientii si participantii care „consuma” evenimentul au anumite obisnuinte de consum si asteptari bazate pe experiente mai bune sau mai rele. Pertinenta, calitate, etica in gestionarea de conferinte, expozitii si evenimente speciale – acestea sunt asteptarile lor. Isi iau termene de comparatie de pe piata interna si externa, unde integratorii, detinatorii de spatii, furnizorii, dar si initiatorii si evenimentul in sine se afla in concurenta cu altii de acelasi tip!
Ei vor ca specialistii industriei de reuniuni sa stie cate putin din toate si sa aiba capacitatea de a gestiona deopotriva continutul intrunirii, motivarea si fidelizarea participantilor, sa poata stapani stari de spirit si judecati emotionale diferite ale partilor implicate in eveniment, sa creeze un mediu favorabil pentru intrunirea data si, de la sine inteles, sa detina competentele optime de pregatire a operatiunilor pentru eveniment si de comunicare in toate sensurile.
Vi se par pretentiosi? N-ati luat inca in calcul ultimul ingredient. Contextul economic dificil de azi. Asa cum precizam intr-un articol dintr-o editie anterioara a revistei, acum organizatiile care investesc intr-un eveniment pun si mai mult pret pe increderea si garantia ca evenimentul si efortul lor le va aduce rezultate concrete, pozitive, durabile. Iar aceasta presiune este pusa in primul rand pe integratorul si furnizorii de servicii de reuniuni.
Dintre ei, se vor mentine in afaceri cei care vor sti sa respecte legile scrise si nescrise ale managementului de eveniment, care vor sti sa planifice resurse materiale si umane, sa previna riscuri, sa stimuleze inscrieri, sa controleze bugete, sa coreleze servicii si functiuni ale evenimentului ce asigura satisfactie maxima participantilor, sponsorilor, clientului.
Este piata romaneasca de reuniuni suficient de matura sa faca fata acestor exigente? Au operatorii romani abilitatile, competentele, talentul si instruirea specifice organizarii profesioniste de evenimente? Exista locuri unde le pot dobandi? Va invit sa continuam aceste puncte de analiza in articole viitoare. Pana atunci, va doresc succes in evenimente!
