In cele ce urmeaza, nu vom vorbi despre training in organizarea de evenimente. Vom vorbi, in schimb, despre oameni. Despre expertiza si calitatile pe care trebuie sa le aveti daca doriti sa fiti sau sunteti desemnati sa asigurati managementul congreselor, conferintelor, evenimentelor speciale.
Gestionarea unei reuniuni, indiferent de marimea sau importanta ei, implica, din partea echipei de organizatori si furnizori, o responsabilitate insemnata, o munca dificila, dar plina de provocari. Ea necesita, pentru toate partile implicate, competente profesionale specializate, dar si anumite trasaturi personale, concentrarea si coordonarea multor oameni.
Atributii si cunostinte de specialitate
Atributiile concrete ale organizatorului de evenimente acopera toate fatetele pregatirilor si sustinerii intrunirilor de care acesta se ocupa. Trebuie, deci, sa fie „multi-tasking”. Sa poata urmari simultan mai multe activitati, planuri si echipe, chiar si atunci cand nu le coordoneaza el. Sa poata tine pasul cu termene-limita de care depind, in cascada, operatiunile urmatoare si bunul mers al pregatirilor evenimentului – atat ale sale, cat si ale celorlalti!
Specialistul in evenimente va invata, prin urmare, sa aplice standardele mondiale ale industriei de reuniuni in urmatoarele activitati (care ii revin ca sarcini de serviciu): selectarea si inspectarea locatiei intrunirii, stabilirea prioritatilor pentru echipa proprie si alocarea sarcinilor si termenelor in relatiile functionale cu celelalte departamente, elaborarea planificarii strategice si agendei intrunirii, proiectarea bugetului, centralizarea datelor din inregistrarile participantilor, solutionarea necesitatilor tehnice ale vorbitorilor, conceperea si gestionarea serviciilor de catering, negocierea contractelor cu furnizorii de echipamente, materiale promotionale, semnalistica, divertisment, paza etc.
De asemenea, verificarea facturilor, avizarea lor la plata si evaluarile ulterioare ale evenimentului sunt, de regula, in responsabilitatea organizatorului de evenimente, secondate sau nu de un aviz ierarhic superior. Pentru a fi capabil sa solutioneze problemele aparute la fata locului in timpul evenimentului, specialistul in evenimente are obligatia sa se asigure ca personalul propriu este informat si se gaseste, in numar suficient, in locatie, in momentele potrivite, pentru a-si indeplini rolul. Acest lucru este valabil de la personalul de servire si cel din productie culinara, la cel tehnic, de la perso
ana desemnata drept coordonator al evenimentului pentru clientul X, la valeti si personalul de curatenie. Cele mai mute reclamatii ale clientilor, care isi organizeaza evenimentele in hoteluri cu spatii de intruniri, se refera la inexistenta sau dificultatea de a gasi persoana de legatura intre hotel si ei pentru toate aspectele ce tin de derularea propriu-zisa a reuniunii in locatie. 
Educatie in managementul evenimentelor
Multi ignora inca, pe piata romaneasca, faptul ca evenimentele sunt o disciplina stiintifica in sine, ca are reguli, formule de calcul, parametri tehnici aparent cunoscuti de toata lumea, dar in fond necunoscuti nici macar de cei care le practica, in forma lor consacrata in lume. Am intrebat un hotelier ce legatura exista intre evenimentele din hotelul lui si relatiile publice sau programele de promovare ale clientilor sai. Mi-a raspuns: „Niciuna. Noi le dam servicii de cazare, masa si sali.
Restul ii priveste.” Am vesti pentru domnia sa si pentru toti cei ce gandesc la fel. Ca hotelier, le dati servicii integrate de evenimente, caci altfel, daca mancarea o serviti in sala de mese si va comanda a la carte 200 de participanti, nu va vad bine. Cu un meniu prestabilit, cu un serviciu tip bufet ajustat pe un numar de persoane dinainte cunoscut, livrat intr-un spatiu asociat unei anumite reuniuni, asta deja suna a integrare de servicii. Ca sa nu o numesc altfel, atitudinea acestui hotelier a aratat lipsa cunostintelor de specialitate in industria de reuniuni, care nu e nici turism, nici relatii publice, ci amandoua la un loc si ceva in plus.
De aceea, educatia de specialitate a unui bun organizator de evenimente se construieste in timp si trebuie sa cuprinda diferite domenii ale profesiei, incluzand atat notiunile de specialitate, terminologia, cat si regulile culturii comportamentale si ale protocolului. Cunostintele de care trebuie sa dispuna organizatorii se regasesc in cursuri de management de eveniment, fie in regim de training privat, fie – am sa va dau un exemplu – in cadrul programului de masterat de Modele de Comunicare si Relatii Publice al Catedrei de CRP din Facultatea de Litere a Universitatii din Bucuresti. Exemplul se refera la faptul ca masteranzii dobandesc notiuni de management logistic si financiar ale conferintelor, de marketing prin targuri si expozitii etc, aplicandu-le in evenimentele Catedrei.
Esentiala pentru educatia unui specialist in evenimente este si documentarea in domenii precum administrarea afacerilor (management general, alocarea resurselor, coordonarea resurselor umane, performanta economica), notiuni elementare de hotelarie, traininguri in comunicare, negociere, strategii de marketing, dezvoltarea aptitudinilor de operare cantitativa (logistica, bugete), identificare de nevoi, standarde de calitate etc. Doar unul sau altul dintre acestea nu fac, insa, un expert in evenimente. Totodata, abilitatea de a se exprima fluent intr-o limba straina, de preferat engleza a devenit cerinta eliminatorie, iar cunoasterea a inca unei limbi straine constituie avantaj.
Se adauga necesitatea aptitudinilor si cunostintelor tehnice constant imbunatatite, nu doar la nivelul banalei utilizari a computerului pentru procesare si administrare de documente si folosirea echipamentelor de birou, ci mai ales in privinta intelegerii particularitatilor mijloacelor audio-video si tehnologiilor utilizate de furnizori in diferite activitati legate de organizarea evenimentelor. Care este diferenta intre un retroproiector si un videoproiector, de exemplu…
99% munca, 1%…
… Talentul si abilitatile personale ale organizatorului de evenimente trebuie sa includa ascultarea activa, capacitatea de a intelege texte ce contin terminologia de specialitate a industriei de reuniuni, perceptia atenta a motivatiilor celor din jur, orientare pro-activa spre actiune in favoarea celorlalti (clienti, participanti, furnizori, VIP). Talentul oratoric, dar si al exprimarii coerente in scris, pragmatismul si un bun management al timpului, capacitatea de asimilare permanenta a unui volum mare de informatii sunt la fel de importante ca si spiritul organizatoric.
Pe langa toate acestea, organizatorul trebuie sa aiba o prezenta ferma si o capacitate comunicativa corespunzatoare. Pentru mentinerea si dezvoltarea relatiilor sale este nevoie de empatie, de o atitudine profesionala si de afaceri corecta. Aceste calitati intra in sfera comunicarii, necesitand ca organizatorul de evenimente sa stie cum se structureaza un mesaj, dar sa aiba si charisma, trasatura umana care se refera la farmecul personal, nu neaparat in sens estetic, ci in sensul impresiei pozitive produse audientei si a puterii de convingere a unei persoane asupra celor care o privesc si o asculta, provocand entuziasm, acord si devotament.
Om de lume, prin natura meseriei, organizatorul de evenimente – fie el angajat intr-un hotel sau o firma de specialitate – trebuie sa cunoasca in amanunt subiectele pe care le trateaza, sa fie sociabil, sa stie particularitati ale relatiei cu sponsorii, cu presa etc, sa optimizeze comunicarea din interiorul companiei sau echipei organizatorice, ajutand partile implicate sa gestioneze eficient comunicarea bidirectionala. Organizatorii trebuie sa fie adaptabili, creativi, sa reziste in conditii de stres si sa poata rezolva rapid probleme neasteptate. Nu in ultimul rand, li se poate solicita disponibilitate pentru deplasari frecvente.
Trasaturile de personalitate cerute sunt si ele numeroase si adesea pot parea contradictorii: sa aiba tact, dar si viteza de reactie; memorie si capacitate de a retine usor fapte, date, nume, figuri, dar si discretie maxima; sa aiba prezenta de spirit, intuitie, imaginatie in rezolvarea unor situatii neprevazute, dar sa fie capabil sa ia decizii pragmatice; sa fie analitic si sintetic deopotriva; sa aiba putere de munca si versatilitate in asumarea mai multor roluri, adesea simultane, dar sa para in permanenta ca nu este o dificultate sau un efort, ci ca ii face placere. Daca nu v-am descurajat complet, va indemn sa incepeti instruirea in profesia de organizator de evenimente chiar acum!
