O problema presanta pentru fiecare manager, aparuta in contextul crizei actuale, este cea a reducerii costurilor. In cadrul unui restaurant, principalul cost este cel cu materia prima consumata in procesul de productie. In articolul de fata voi incerca sa explic cum poate ajuta un program de gestiune a stocurilor la reducerea costurilor si pierderilor aferente productiei culinare.
Pentru a obtine performanta si a reduce costuri in zona productiei culinare, trebuie actionat asupra a patru factori importanti:
– Procesul de aprovizionare
– furnizori si preturi;
– Optimizarea stocurilor;
– Reducerea pierderilor din stocare sau productie excesiv de mare;
– Reducerea pierderilor din furturi.
Un sistem informatic performant trebuie sa poata asigura controlul procesului de aprovizionare intr-un restaurant. Aceasta inseamna sa poata seta o lista de furnizori si oferte, sa permita compararea pretului din ultima oferta, cu pretul ultimei achizitii, pentru a putea detecta cresteri nejustificate de preturi si a putea permite implementarea unui lant de aprovizionare, in care necesarul trimis de bucatarul sef este filtrat prin stocul existent, aprobat de managerul direct si trimis sub forma de comanda la furnizor.
In acelasi timp, sistemul trebuie sa fie capabil sa lucreze cu ofertele furnizorilor (pentru comparatie), sa stocheze ultimul pret de aprovizionare pentru respectiva materie prima (pentru a verifica pretul achizitiei curente cu pretul achizitiei precedente), sa tina stocuri minimale, optimale si maximale pentru fiecare materie prima aflata in gestiune si termene de expirare.
Aceste ultime informatii sunt necesare pentru optimizarea stocului si eliminarea pierderilor din stocarea materiilor prime.
Controlul asupra stocului de marfa se realizeaza prin utilizarea gestiunii cantitativ – valorice la pret de achizitie si a descarcarii de gestiune pe baza de reteta, practic in acest fel fiind realizat un control al productiei culinare. Exista doua metode de inregistrare a valorii de gestiune a marfurilor la pret de achizitie: metoda FIFO (primul intrat-primul iesit) si metoda pretului mediu ponderat.
Diferentele sunt minore intre cele doua metode. Acest lucru se datoreaza faptului ca produsele care au variatii mari de preturi de la un sezon la altul, sau chiar de la o saptamana la alta, sunt tinute pe stoc perioade foarte mici de timp (cateva zile), fiind produse perisabile (un exemplu in acest sens fiind legumele).
Pentru a obtine rezultate cu un program de gestiune a stocurilor este foarte important ca datele introduse sa fie reale si corect introduse. Una din cele mai mari probleme este cea a retetelor introduse.
De multe ori, in programul de gestiune sunt configurate un numar foarte mare de retete, fie ca sunt duplicat ale altor retete, fie ca au fost folosite o singura data, fie ca au fost introduse ca sa fie acolo in caz de nevoie. Aceasta abundenta de retete creeaza confuzie, ingreuneaza operarea sistemului de gestiune a stocurilor si denatureaza rezultatele.
In cele mai multe cazuri, o analiza atenta a retetelor introduse conduce la concluzia ca jumatate din ele pot fi sterse.
O alta problema legata de configurarea retetelor in sistemul de gestiune a stocurilor, este problema compozitiei fiecarei retete. Aceasta problema are doua componente. Prima este legata de modul in care bucatarul prezinta reteta catre departamentul contabilitate (linguri in loc de grame), iar cea de-a doua se refera la ce reteta este aleasa pentru introducere (bucatarul indica o reteta dintr-o carte, in loc sa prezinte reteta asa cum o gateste el).
In afara rezolvarii acestor probleme, programul de gestiune trebuie sa permita configurarea mai multor gestiuni distincte, sa faciliteze procesarea productiei in timp real specifica unui restaurant (in contrast cu productia pe baza de fisa de productie specifica altor industrii), sa permita stoc de semifabricate (specific productiei din laboratorul de cofetarie) precum si existenta celor doua tipuri de materii prime: cele ce fac parte dintr-o reteta si cele ce se vand ca atare in restaurant (ex. faina in comparatie cu o sticla de bere).
Programul trebuie sa asigure descarcarea in timp real a gestiunii (adica portia de snitel de pui se descarca imediat dupa vanzare pe componente) specifica unitatilor de tip fast-food sau descarcarea gestiunii la sfarsitul zilei (specifica restaurantelor). In cazul lanturilor de restaurante sau fast-food-uri mai apare o componenta importanta: centralizarea, atat a partii de configurare a sistemelor informatice (retete, materii prime, furnizori), cat si a partii de raportare centralizata (urmarirea stocurilor) pe locatii individuale si grupe de locatii.
